ガラディナーイベントを計画する方法：究極のチェックリスト
パーティープランニング
私は人々が彼らの主要なイベントやパーティーの計画と準備をするのを手伝うのを楽しんでいます。
適切な準備ができていれば、募金イベントは大成功を収めることができます。
Unsplash経由のBeckyFantham; Canva
ガラディナーとは？
ガラディナーイベントは通常、ディナー、ダンス、オークションまたはラッフルを特徴とする大人向けのセミフォーマルパーティーです。通常、ガラは、寄付者や構成員を養い、楽しませ、社会的環境で組織のために資金を調達することを目的として、組織（多くの場合非営利団体）によって組織されます。
完璧な世界では、募金活動やガラディナーイベントを計画するのは簡単です。寛大なスポンサーはあなたのすべての食べ物、娯楽、宿泊施設にお金を払うでしょうが、あなたのゲストはオークションアイテムに入札してあなたの目的に寄付することを熱望するでしょう。残念ながら、現実の世界でガライベントを計画するには、かなりの準備が必要です。完璧なガラディナーを計画するには、スポンサーとボランティアを探し、テーマと招待状を作成し、食事と娯楽を予約する必要があります。これらの手順を効果的に実行すると、驚異的な効果が得られます。この記事では、適切なガラ計画に不可欠ないくつかの重要な手順と必需品について概説します。
12ステップのガラ計画チェックリスト
- あなたの目的を概説する
- コストの分析
- チケット価格を設定する
- 資金調達方法を選択してください
- スポンサーシップを取得する
- 会場を選ぶ
- あなたのテーマがどうなるかを決める
- 食べ物や飲み物の準備をする
- 招待状をデザインする
- アクティビティの計画とエンターテイメントの予約
- 会場を飾る
- ボランティアを探す
1.目的の概要を説明します
イベントで何を達成しようとしているのかを知ることは、あなたとあなたのチームがそれに応じて計画するのに役立ちます。募金ガラを計画する費用は非常に高くなる可能性があるため、あなたの目的に対する支援を集め、コミュニティ内で関心を呼び起こすことが重要になります。
計画プロセスの最初のステップは、組織の目標を設定し、募金活動から誰が/何が利益を得るかを決定し、ゲストがオークションの入札と寄付で何をサポートできるかを概説することです。
会場や娯楽を予約する前に、イベントの目的を概説し、予算を作成する必要があります。
2.コストを分析する
計画プロセスが実際に始まる前に、組織は利用可能なシードマネーの金額を決定する必要があります。ガラ企画のタイムラインはイベントによって異なりますが、一般的な料金には、食べ物、飲み物、会場のレンタル、広告、A / V機器、オークション用アイテム、その他の費用が含まれます。
あなたが費やす金額とあなたが利益を上げるために必要な金額を追跡することは、正確な予算を作成するための重要な要素です。結局のところ、ガラの目的はお金を集めることであり、それを使うことではありません！とは言うものの、もちろん、資金調達イベントを計画して投げるには、かなりの金額を前もって費やす必要があります。すべてがうまくいけば、あなたはあなたの費用をカバーし、あなたの目的のためにたくさんの新しい資金を残します。
3.チケット価格を設定します
参加したいゲストの数を決定したら、各チケットの価格を設定します。入場料を決定する際には、イベントの場所、メニュー、費用をすべて考慮する必要があります。通常のチケットに加えて、イベント中にVIP参加者に特別な特典を提供するために、より高い価格で利用できる限られた数のVIPパスを提供するようにしてください。チケットを売ることはあなたの目的のために追加のお金を集めるための素晴らしい方法です。
4.資金調達方法を選択します
ガライベントの計画は主に資金調達を中心に行われるため、さまざまな資金調達方法を検討してください。組織の支援者は喜んで寄付をしますが、ゲストが参加できる他の活動を実施することも役立ちます。追加の資金を調達する方法には、ラッフルやサイレントオークションの開催、軽食の販売、広告機会の販売、販売の分割などがあります。支援企業と。組織のために資金を調達したり、ガラディナーを支援したりするために、できるだけ多くのアイデアを考えてください。
5.スポンサーシップを取得する
組織に圧倒的な金額のシードマネーがない限り、イベントにはスポンサーのサポートが必要になる可能性があります。特定の企業に広告やその他の特典を提供することで、手頃な料金で必要なアイテムを入手できる場合があります。
スポンサーに連絡するには、既存のネットワークのすべての部分を使用し、長期的なビジネス関係を形成し、参加組織との共生を確立する必要があります。地元のレストランでは、イベントを開催したり、ゲストに食べ物や飲み物を提供したりするための安価な場所や無料の場所を提供できる場合があります。エンターテインメントは、地元のエンターテイナーが割引料金で出演する場合でも、スポンサーが支払う大規模な行為の場合でも、スポンサーになることができます。ラッフルやオークションなどのスケジュール活動を計画している場合は、スポンサーがイベントの賞品を寄付できる場合もあります。
選択する会場は、招待するゲストの数、テーマ、およびフィーチャーする予定のエンターテインメントの種類によって異なります。
6.会場を選ぶ
会場は計画プロセスで大きな役割を果たします。そのため、オプションを徹底的に調査し、娯楽や食事の提供者を含め、最大の出席者に快適に対応できる優れた会場を選ぶことが重要です。
環境はスタイリッシュで、人々が自由に社交できるようにする必要があります。会場を寄付する場合は、ニーズに合わせて少し計画を立てる必要がある場合がありますので、飾る前に調整が必要な場合は慎重に検討してください。あなたの装飾は、ゲストが着ているものとあなたのテーマに一致する必要があります。
7.テーマを決定します
ガライベントのクリエイティブなテーマは、ゲストにユニークな雰囲気を提供します。ブロードウェイ、中世、仮面舞踏会、クリスマス、航海など、テーマはメニューの選択、装飾、計画されたアクティビティ、ドレスコードに役立ちます。
テーマ別のイベントを計画するときは、装飾、センターピース、エンターテイメントが適切にフィットすることを確認することが重要です。場合によっては、適切なプレゼンテーションを確実にするために、テーマ別のイベントに精通している組織に連絡する必要があります。
一部の参加者はビーガン、ベジタリアン、グルテン、乳糖不耐症などである可能性が高いため、ゲストがさまざまな料理を利用できるようにしてください。
8.食べ物や飲み物の準備をする
買い物をして、さまざまなケータリングサービス、レストラン、その他の施設に連絡して、ゲストを収容できるかどうかを確認してください。キャッシュバーとオープンバーのどちらを使用するかを検討し、ベジタリアンとグルテンフリーのオプションを備えたメニューを用意します。
メニューは多様である必要があり、ガラディナーで提供するものは、イベントの性質、選択したテーマ、および組織の予算によって異なります。また、常連客に特別な印象を与えるために、ドリンクウェアをパーソナライズすることを検討することもできます。
9.招待状をデザインする
あなたの招待状は潜在的なゲストが最初に目にするものになるので、思い出に残る招待状を作成することはあなたのイベントを計画する上で重要なステップです。良い招待状を作成するには、正確な情報と注目を集めるプレゼンテーションが必要です。
日付、時刻、場所、形式などの情報に加えて、イベントの恩恵を受ける人、選択したテーマ、計画された活動などの重要な詳細を含めます。ザ ガラの招待状を書く芸術 あなたが創造的になることを可能にしますが、あなたの口調がイベントの形式を反映していることも重要です。
10.活動の計画と娯楽の予約
ガラディナーを成功させるための計画は、資金を調達するために設計された適切な娯楽や活動を予約することを中心に展開されます。地元の会場に連絡して、ラッフルやサイレントオークションに寄付される可能性のあるライブパフォーマンスやアイテムについて問い合わせてください。テーマに沿ったエンターテインメントの形式を必ず見つけてください。ゲストは魅力的で適切なものを見つけることができます。
11.会場を飾る
ガラディナーの準備で行う最後のステップの1つは、会場の装飾です。大胆な補色を選択し、選択したテーマに合わせて装飾します。ユニークなセンターピース、アートワーク、小道具を使用して、ゲストに視覚的に素晴らしい環境を作り、イベントにお祝いの雰囲気を与えます。
独特の雰囲気を出すことの重要性から、装飾の手伝いを請け負う必要があるかもしれません。イベントプランナーがテーマや配色に応じてあらゆる形やサイズの会場を飾るのを支援するさまざまな企業が存在します。多くの場合、さまざまな一般的なイベントテーマに使用できるテンプレートと資料があります。
12.ボランティアを探す
すべてが計画されたら、イベントの設定と維持を支援する人を見つける必要があります。組織内外のネットワークとリソースを使用して、ゲストへの挨拶、人の着席、食事の提供、夜のスムーズな進行を支援するボランティアを見つけます。
幸運を！
ガラディナーを成功させることは、組織のサポートを得るための最良の方法の1つですが、多くの計画と準備も必要です。 1人のゲストが到着する前にすべてが正常であることを確認することは、夜がスムーズに流れ、組織を専門的な観点から提示するのに役立ちます。募金活動は、あらゆるビジネスまたは非営利組織の成長に不可欠であり、各ステップの効果的な管理は、思い出に残る夜の鍵となります。
このコンテンツは、著者の知る限り正確で真実であり、資格のある専門家からの正式で個別のアドバイスに代わるものではありません。